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信函收账技巧

2013-02-15 21:51:11 来源:成都律师追债讨债网 浏览:16516

收账信是一般企业都会采用的一种收款方式,因为收账信有费用低、较正式的优点。虽然世界上没有无懈可击的收账信,但是你可以设法使你的收账信更有效率。

看似简单的方法有时也是最有效的,只要你认真地研究其中的窍门。有个会说,寄信根本就没有作用,10000封信有5封有回执就不错了,大多数信被仍进了低篓。其实,这种类似信函的方法是对客户付款起潜在影响的,企业会以相对较低的成本,使绝大多数信用尚可的客户及时付款,从而,把追账精力集关销售人员者要考虑掌握写收账信的具体技巧和方法。

1,写收账信的原则

写收账信是一门艺术,如何不让你与客户的关系因收账信而恶化,又可以达到收账的目的,的确不太简单。如果你的收账信能合以下这些原则,便是一封有效的收账信,就可以达到催账的目的。

               具体——地址要具体,收信人要具体到某某人以及某一具体职位

               清楚——要求支付的货款金额写在信函的突出位置。

               简明扼要——信的长度不能超过一页,内容应直截了当。如果问题经较

复杂,则可以通过附件的方式,比如附合同,对帐单等。

               正确性——信中所写的款项数额必须正确。

               容易阅读——语言要确切、简明、直接、没有套话的问讯,使用简短的

句子与段落。

               措辞要谨慎——要有长远合作考虑,不能想说什么就写什么。特别注意

不要对对方进行人身攻击,要就事论事,要从有利于合作的角度谈问题。

               坚定与权威——信中的措辞要坚决而有礼貌。

               不要让步——你有权要求付款。

               合理的——例如,必须向客户解释为何要将这件事交给律师处理。

               指引的——要求客户在收信当天就必须寄还一些钱给你。

               反馈的——要有具体人签字并写明职位,写明电话以主便客户回话。

               避免时间段写法,要写具体日期,如2003105日。

               说明货款的来龙去脉或附一张清单。

               不要透露以后还有几封信,并且只能有一封最后通知信,保证自已的言

行一致。

                  最后以非常婉转而客观的态度告诉客户,如果未履行付款协议会有什么

后果。

 

2,收账信样本。

 

 

 

首次提醒信

尊敬的王先生:

账号123456

12000.00元人民币

我们上次寄给贵公司的详细清单总额为12000.00元人民币的货款已过期。

我们上再次附上这一数额的详细项目。烦请即刻支付我公司该数额货款,或者告诉我们不付款的原因。

开户银行;                                

开户名称;

账号;       

此致 

顺祝商祺!                  

财务部助理(电话:1234678

    期:       

 

说明:1直截了当,以事实为根据提醒客户延迟支付的账单

2有人建议,“或者告诉我们不付款的原因”这句话可以不要。

 

第二次提醒信。

尊敬的王先生;

账号:123456

12000.00元人民币

    两个星期前我们就贵公司逾期的12000.00元货款一事写过信,有关项目请见上次寄给您的清单。

    我们上次的提醒信未得到任何答复,我们担心这样下去会影响我们两公司之间长期以来的良好业务关系。

    我们双方约定的信用期限是30天,现在已经逾期20天,我们希望2004815之前得到付款。

开户银行:

开户名称:

账号:

 

                                         此致

商安

 

                      信用主管(电话:12345678

                       日期:     

 

 

说明

               这封信不要迟于第一封信15天发出,表明你对此事的关注,不会听之任

之的。

               这封信签署人职务应高于第一封信,表明我们对此款项的关注。前一封

信可能是财务助理,这封信就是信用主管了。

               这封信语气要强烈一些,仍彬彬有礼。这一点很重要,任何讽剌和威肋

都会损坏自己形象,而且可能对收账无益,因为如果人你做出威胁,就要实行(即

使你不愿意),否则将失去信誉。你失信誉,也就得不到付款。

               语气要坚定,明确一个付款其期限,但不要详细叙述你将要要采取的措

施。不要提及法律行动,也不要对他的账户表示怀疑。

 

第三次提醒信

 

尊敬的王先生;

账号:123456

12000.00元人民币

     我们72085就贵公司逾期的12000.00元货款写过信,要求结清55789号发票下货款。现款项已经延误了两个多月。至今我们没有得到任何答复,请速于825前结清全部款项。

    我们得不到回音,就只好求助于专业机构来解决货款回收问题了。

开户银行:

开户名称:

账号:

 

      此致

商安

 

                                       信用经理(电话:12345678

                                       日期:年月日

 

说明:

               语气强硬、公事公办,需要保持职业化形象,避免看上去更加恼怒或绝

望。礼貌而坚定的语气会增强效果。

               此封信签署人职务应高于前一封信。前一封信可以能是信用主管,这封

信就是信用经理了。

               此信函要提及对方不付款你将要采取的措施。

财务总监亲启

尊敬的XXX先生:

账号:123456

关于货款的最后支付要求,金额12000.00元人币

我们遗憾地通知你,贵公司对我们关于上述数额的付款提醒信至今没有任何答复,这一货款的详细情况在上次寄去的清单和付款提醒信中已经说明。

我们已把贵公司的账户转变XXX信用管理公司,请其代为收款,一切额外费用将由贵公司承担。

一旦上述数额在200498日前全额付清,我们立即停止这一收账代理。

开户银行:

开户名称

账号:

此致

 

顺祝商祺

 

                                         财务总监(电话:12345678148

                                             日期:年月日

最后提醒信

说明:

签署人级别要高,并注明头衔。

信的开始提到客户对付款的消极反应。

措辞要严厉,但应表现得平静和老练

诉讼前的最后付款请求

最后付款要求特此通知

尊敬的***先生/小姐:

贵公司对我们关于55日第789号发票下货款12000000元的付款提醒信至今没有任何答复。我们遗憾地通知你,请速付清该款项,或在92日前将付款事宜按排妥当,否则,我们将正式提起法律诉论追回包括过期利息在内的货款及所有法律费用。

我们已安排四川科信律师事务所准备起诉所需的有关法律文件,准备于200393日正式提起诉讼。在正式提起诉讼之前我们不再另行通知。

一旦上述数额在200393日前全额付清,我们立即停止诉讼。

开户银行:

开户名称:

账号:

             

四川科信律师事务所

漆红秀律师(电话:18080022000

 

说明:

为起到重要提醒作用,本信函可打印成红色。

语言应当是对事实的陈述,而非威胁。

记住:你可能要在法庭上出示此信的复印件。

 

3,信函的辅助技巧

               传真

               有时客、户可能忽视来信,但 对发来的传真却会做出及时反应。

               电子邮件

               随着信息技术的发展,电子提醒会是一种重要手段,并且因其快捷、普及和工作习惯而会被广泛应用。

               面访

               常用于大客户大额欠款的回收,虽然面访的费用较高,但效果较好,至少你能够搞清楚客户不付款的真正原因,以便采取进一步的行动。

               现金折扣、结算回扣、惩罚性收费、停止供货和取消额度等常规措施配合追账信用使用,会收到一定的效果。

                                          (作者:刘宏程)

 

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